Heizkostenabrechnung verstehen, prüfen und sparen

Einmal im Jahr landet sie im Briefkasten: die Heizkostenabrechnung. Viele Mieter und Eigentümer sind beim ersten Blick darauf ratlos. Zahlen, Schlüssel und Posten scheinen komplex – dabei steckt dahinter ein klar geregeltes System. Dieser Ratgeber erklärt verständlich, wie Heizkostenabrechnungen aufgebaut sind, welche Kosten enthalten sein dürfen, welche Fristen gelten und wie häufig Fehler vorkommen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihre Abrechnung prüfen, Widerspruch einlegen und Heizkosten mit einem HeizCheck gezielt senken können.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Heizkostenverordnung schreibt klare Regeln zur Abrechnung vor.
• Mindestens 50 % der Heizkosten müssen verbrauchsabhängig
  
  berechnet werden.
• Viele Abrechnungen enthalten formale oder inhaltliche Fehler.
• Mieter dürfen Einsicht in Unterlagen nehmen und Widerspruch einlegen.
• HeizChecks helfen, überhöhte Kosten zu erkennen und Energie zu sparen.

Was steht in der Heizkostenabrechnung?

Eine Heizkostenabrechnung listet alle Kosten für Brennstoffe, Heiznebenkosten und den individuellen Verbrauch auf. Sie zeigt, wie sich die Gesamtsumme zusammensetzt, welche Vorauszahlungen geleistet wurden und ob eine Nachzahlung oder Erstattung fällig ist.

Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung informiert Mieter darüber, welche Kosten für Heizung und Warmwasser im Abrechnungszeitraum entstanden sind. Sie zeigt sowohl die Gesamtkosten des Gebäudes als auch den individuellen Anteil jeder Wohnung. Grundlage ist die Heizkostenverordnung, die bundesweit verbindliche Vorgaben macht. In jeder Abrechnung müssen bestimmte Angaben enthalten sein: Wer die Abrechnung erstellt hat, der genaue Zeitraum, Brennstoff- und Lieferkosten, alle Heiznebenkosten, der Verteilerschlüssel, der tatsächliche Verbrauch, geleistete Vorauszahlungen sowie die Endsumme mit eventuellem Guthaben oder Nachzahlung.

Diese Struktur ermöglicht Mietern, die Richtigkeit der Berechnung zu prüfen. Wird eine dieser Angaben weggelassen, ist die Abrechnung fehlerhaft. Wichtig ist auch, dass jede Kostenart getrennt ausgewiesen wird. Nur so lässt sich nachvollziehen, welche Posten tatsächlich umlagefähig sind. Die Heizkostenabrechnung ist daher nicht nur eine Pflicht des Vermieters, sondern auch ein Kontrollinstrument für Mieter.

Heizkosten, Betriebskosten und Nebenkosten – der Unterschied

Viele verwechseln Heizkosten mit allgemeinen Betriebskosten. Tatsächlich gehören sie zwar dazu, werden aber nach eigenen Regeln abgerechnet. Laut Heizkostenverordnung muss mindestens die Hälfte der Heizkosten verbrauchsabhängig berechnet werden. Der Rest wird meist nach Wohnfläche verteilt. Daher gibt es oft eine eigene Heizkostenabrechnung zusätzlich zur Betriebskostenabrechnung.
Betriebskosten sind laufende Aufwendungen für Gebäude und Grundstück, etwa Müllabfuhr, Grundsteuer, Gartenpflege oder Hausmeisterkosten. Heizkosten bilden dabei den größten Anteil. Sie bestehen aus Brennstoffkosten, Wartung, Reinigung der Anlage, Abgasmessung und Verbrauchserfassung. Diese Posten zählen zu den sogenannten Heiznebenkosten.

Ein Teil der Heizkosten wird als Grundkosten bezeichnet. Dieser Anteil wird nicht nach Verbrauch, sondern nach Quadratmetern verteilt. Damit wird sichergestellt, dass auch Wohnungen mit ungünstiger Lage oder höherem Wärmeverlust fair berücksichtigt werden.

Wie werden Heizkosten abgerechnet?

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass der Verbrauch jedes Haushalts erfasst werden muss. Sie gilt für alle zentral beheizten Gebäude und für Häuser mit Fernwärmeanschluss. Vermieter müssen deshalb Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler installieren. Auch der Warmwasserverbrauch wird mit separaten Zählern gemessen.

Die Ablesung erfolgt jährlich, künftig zunehmend per Fernablesung – laut EU-Vorgabe spätestens bis 2026. Auf Basis dieser Messwerte werden die Gesamtkosten des Gebäudes anteilig verteilt. Der Verbrauch wird dabei mit den Brennstoff- und Heiznebenkosten kombiniert. Ohne Verbrauchserfassung ist keine rechtmäßige Abrechnung möglich.

Reparaturkosten oder Finanzierungskosten der Heizungsanlage dürfen dagegen nicht enthalten sein. Bei zentraler Warmwasserbereitung werden Wärmeverluste ebenfalls anteilig berücksichtigt. So entsteht eine gerechte Verteilung der Gesamtkosten nach Verbrauch und Fläche.

Wie werden Heizkosten auf Mieter verteilt?

Die Heizkosten werden immer zu einem Teil nach tatsächlichem Verbrauch und zu einem Teil nach festen Kriterien verteilt. In der Regel gilt eine Aufteilung von 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Wohnfläche. Diese Regelung soll den individuellen Heizaufwand berücksichtigen und gleichzeitig strukturelle Unterschiede im Gebäude ausgleichen.

Neben den reinen Verbrauchskosten fallen auch Heiznebenkosten an, zum Beispiel für Wartung, Messdienst oder Schornsteinfeger. Hinzu kommen Grundkosten für die Betriebsbereitschaft der Anlage.

Mieter können die eigenen Heizkosten grob berechnen, wenn sie den Endenergiebedarf aus dem Energieausweis, die Wohnfläche und den Brennstoffpreis kennen.

Beispiel: 150 kWh/m² × 70 m² × 0,11 € × 1,2 = 1.386 € jährliche Heizkosten

Dabei steht der Faktor 1,2 für indirekt mitbeheizte Flächen. Solche Berechnungen helfen, überhöhte Werte zu erkennen und Einsparpotenziale zu finden.

Wann kommt die Heizkostenabrechnung und welche Fristen gelten?

Die Heizkostenabrechnung deckt immer einen Zeitraum von zwölf Monaten ab. Sie muss spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Endet dieser beispielsweise am 31. Dezember 2024, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2025 zugestellt werden. Verpasst der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen. Eine Rückzahlung an den Mieter ist jedoch weiterhin möglich.

Die Frist ist gesetzlich bindend und soll Transparenz schaffen. Gerade bei wechselnden Mietverhältnissen ist die korrekte Abgrenzung entscheidend. Mieter, die ihre Abrechnung zu spät erhalten, sollten dies schriftlich beanstanden. Auch unvollständige oder unklare Angaben können Grund für einen Widerspruch sein.

Häufige Fehler in Heizkostenabrechnungen

Jährlich werden rund 18 Millionen Heizkostenabrechnungen in Deutschland erstellt – mehr als zwei Drittel enthalten laut Untersuchungen Fehler. Besonders häufig sind falsche Warmwasseranteile, unzulässige Nebenkosten oder falsche Verteilerschlüssel.
Ein Klassiker ist die verspätete Zustellung: Nach zwölf Monaten verliert der Vermieter das Recht auf Nachforderung. Ebenso fehlerhaft ist ein falscher Abrechnungszeitraum, zum Beispiel bei Umzug während des Jahres. Auch unklare Angaben zur Person oder Firma, die die Abrechnung erstellt hat, sind unzulässig.

Bei der Kontrolle sollten Mieter prüfen, ob die Kosten korrekt aufgeteilt wurden. Leerstehende Wohnungen dürfen nicht in die Berechnung einfließen. Ebenso wichtig: die Brennstoffkosten. Diese können je nach Einkaufspreis stark variieren. Die Durchschnittspreise 2024 betrugen etwa 11 Cent/kWh für Erdgas, 9,9 Cent/kWh für Heizöl, 16,7 Cent/kWh für Fernwärme, 25,6 Cent/kWh für Wärmepumpenstrom und 5,7 Cent/kWh für Holzpellets.

Wer Unregelmäßigkeiten entdeckt, sollte innerhalb eines Jahres schriftlich Widerspruch einlegen und Einsicht in die Belege verlangen.

Prognose der Heizkosten 2025

Laut co2online zahlen Mieter einer 70 m² großen Wohnung 2025 durchschnittlich folgende Heizkosten:

*Erstmals im Heizspiegel 2019
**Erstmals im Heizspiegel 2020

Die Prognosen zeigen: Energiepreise schwanken stark, und auch das Wetter spielt eine große Rolle. Effiziente Heiztechnik und bewusstes Heizverhalten können die jährlichen Kosten deutlich senken.

Fazit

Eine Heizkostenabrechnung muss transparent, fristgerecht und nachvollziehbar sein. Mieter sollten sie immer gründlich prüfen, denn Fehler sind häufig. Wer Abweichungen entdeckt, kann Widerspruch einlegen und Rückzahlungen einfordern. Mit einem HeizCheck lässt sich zudem schnell herausfinden, ob die eigenen Heizkosten über dem Durchschnitt liegen – und wie sich Energie und Geld sparen lassen.

Quellen zur Heizkostenabrechnung:

• Heizspiegel – Heizkostenabrechnung: Tipps für Mieter*innen
• Finanztip – Heizkostenabrechnung prüfen & Fehler erkennen
• Verbraucherzentrale – Heizkostenabrechnungen prüfen: So erkennen Sie teure Fehler