Vermieter Heizkostenabrechnung richtig erstellen

Die Heizkostenabrechnung ist für Vermieter eine gesetzliche Pflicht, sobald ein Gebäude zentral beheizt wird. Sie sorgt für Transparenz zwischen Mietern und Eigentümern und dient der gerechten Verteilung der Energiekosten. Doch bei der Erstellung lauern viele Fehlerquellen. Seit der Novellierung der Heizkostenverordnung 2021 gelten neue Anforderungen – von der Fernablesbarkeit bis zu CO₂-Daten. Wer als Vermieter alle Regeln kennt, vermeidet Kürzungen, Fristversäumnisse und rechtliche Konflikte.

Das Wichtigste in Kürze

• Heizkostenabrechnungen sind Pflicht bei zentraler Heizungsversorgung.
• Abrechnung und Zustellung müssen innerhalb von 12 Monaten erfolgen.
• Mindestens 50 %, höchstens
  
  70 % der Kosten müssen verbrauchsabhängig berechnet werden.
• Die Novellierung 2021 verlangt zusätzliche Angaben zu CO₂, Energiepreis und Vergleichsdaten.
• Fehlerhafte Abrechnungen können zu Nachzahlungsverlusten oder Mieterkürzungen führen.

Was müssen Vermieter bei der Heizkostenabrechnung beachten?

Vermieter müssen Heizkostenabrechnungen fristgerecht, transparent und gesetzeskonform erstellen. Dazu zählen eine nachvollziehbare Kostenaufstellung, verbrauchsabhängige Abrechnung, korrekte Messgeräte, Berücksichtigung der Heizkostenverordnung (HKVO) und Einhaltung der 12-Monatsfrist für Erstellung und Zustellung.

Aktuelle Gesetzeslage und Neuerungen der Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) ist die zentrale rechtliche Grundlage für die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten. Sie legt fest, dass in Gebäuden mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgung der Energieverbrauch verbrauchsabhängig erfasst werden muss. Seit der letzten Novellierung im Dezember 2021 wurde die Richtlinie zur Energieeffizienz (EED) in deutsches Recht umgesetzt. Diese Änderung bringt neue technische und inhaltliche Anforderungen mit sich.

Seit 2022 dürfen nur noch fernablesbare Messgeräte bei Neubauten oder Modernisierungen eingebaut werden. Zudem müssen Mieter monatlich Verbrauchsinformationen erhalten, sofern entsprechende Technik vorhanden ist. Ab Dezember 2022 müssen neue Geräte technisch in der Lage sein, an ein Smart Meter Gateway angebunden zu werden, auch wenn diese Anbindung noch nicht verpflichtend ist. Bis Ende 2026 müssen alle älteren Geräte auf Fernablesbarkeit umgerüstet sein. Spätestens bis Ende 2031 müssen auch ältere Systeme interoperabel und SMGW-kompatibel sein. Diese Modernisierungen sollen Transparenz und Energieeinsparung fördern.

Voraussetzungen für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung

Eine Heizkostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn mehrere Mieter über eine zentrale Heizungsanlage versorgt werden. Damit wird sichergestellt, dass jeder Bewohner anteilig für seinen tatsächlichen Energieverbrauch zahlt. Die Pflicht gilt für Mehrfamilienhäuser, Wohnanlagen und gemischt genutzte Gebäude mit zentraler Wärmeversorgung.

Ausnahmen bestehen, wenn eine Verbrauchserfassung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, beispielsweise bei denkmalgeschützten Gebäuden oder Passivhäusern mit Eigenversorgung. Ebenso entfällt die Pflicht bei Gebäuden, in denen der Mieter den Wärmeverbrauch nicht individuell steuern kann, etwa Pflegeheime oder Studentenwohnheime. Auch Zweifamilienhäuser, in denen der Vermieter selbst wohnt, sind ausgenommen. Wird ausschließlich mit Strom geheizt, erfolgt die Abrechnung über den Energieversorger. Für zulässige Vorauszahlungen sollten Vermieter sich an den Durchschnittswerten vergangener Jahre orientieren.

Anforderungen an eine korrekte Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung besteht aus zwei Hauptteilen: der Gesamtkostenaufstellung für das Gebäude und der Aufschlüsselung der Einzelkosten pro Wohnung. Wichtig ist eine klare, leicht verständliche Darstellung, die auch juristische Laien nachvollziehen können. Zu den Pflichtangaben gehören die Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel und der verbrauchsabhängige Anteil je Mieter. Mit der Novellierung 2021 sind zusätzliche Angaben erforderlich.

Dazu zählen Informationen zu CO₂-Emissionen, Energiepreisen, Verbrauchsvergleichen zum Vorjahr sowie Durchschnittswerten anderer Nutzer. Ziel ist, Energieeinsparpotenziale sichtbar zu machen. Eine transparente Struktur schützt vor Streitigkeiten. Unklare oder fehlende Angaben können dazu führen, dass Mieter die Abrechnung anfechten oder sogar Kürzungen vornehmen dürfen. Vermieter sollten außerdem sicherstellen, dass alle Zähler und Erfassungsgeräte den Anforderungen des § 5 HeizkostenV entsprechen.

Fristen und rechtliche Vorgaben für Vermieter

Vermieter müssen die Heizkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und zustellen. Endet der Zeitraum beispielsweise am 31. Dezember 2024, muss die Abrechnung bis spätestens 31. Dezember 2025 beim Mieter eingehen. Erfolgt die Zustellung verspätet, verfällt der Anspruch auf Nachzahlung. Nur Mieter-Guthaben dürfen auch nach Ablauf dieser Frist ausgezahlt werden.

Empfehlenswert ist eine frühzeitige Erstellung, um Fehler zu erkennen und Fristen sicher einzuhalten. Abrechnungszeitraum und Mietvertrag sollten stets übereinstimmen, dürfen aber abweichend vom Kalenderjahr festgelegt werden. Die Abrechnung muss schriftlich erfolgen und den Zeitraum eindeutig benennen. Bei einem Verstoß gegen diese Vorgaben kann der Mieter die Abrechnung als nicht empfangen betrachten, wodurch Nachforderungen unwirksam werden.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Heizkosten

Gemäß §§ 7 und 8 der Heizkostenverordnung werden Heiz- und Warmwasserkosten in verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Anteile aufgeteilt. Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Gesamtkosten müssen verbrauchsabhängig verteilt werden. Die restlichen 30–50 % dürfen nach Wohnfläche oder umbautem Raum berechnet werden.

Umlagefähig sind u. a. Kosten für Brennstoffe, Wartung, Reinigung, Abgasmessung und den Betrieb der Heizanlage. Auch Mieten für Zähler oder Wärmemessgeräte zählen dazu. Nicht umlagefähig sind hingegen Instandhaltungs- und Reparaturkosten, also alle Ausgaben, die dem Erhalt oder der Erneuerung der Anlage dienen. Eine Übersicht:

Die genaue Abgrenzung ist entscheidend, da eine fehlerhafte Umlage zu Mieterkürzungen führen kann.

Besonderheiten bei unterjährigem Mieterwechsel

Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungsjahres ist gemäß § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung erforderlich. Am Tag des Auszugs und des Einzugs müssen die Zählerstände dokumentiert werden. Leerstände dürfen nicht auf verbleibende Mieter umgelegt werden. Die Abrechnungszeiträume müssen lückenlos aneinander anschließen, damit keine Verbrauchslücken entstehen.

Fehlt eine Zwischenablesung, riskieren Vermieter eine fehlerhafte Abrechnung, die im Streitfall nichtig sein kann. Besonders wichtig ist, die Ablesefirma rechtzeitig über Leerstände zu informieren und Vorauszahlungen korrekt zu berücksichtigen. Auch die Umlageschlüssel müssen bei einem Wechsel konsistent bleiben. Für eine reibungslose Abwicklung empfiehlt sich eine digitale Heizkostenverwaltung mit automatischer Verbrauchserfassung.

Rechte der Mieter: Einsicht, Widerspruch und Kürzung

Mieter haben ein umfassendes Einsichtsrecht in alle relevanten Abrechnungsunterlagen. Sie dürfen Belege und Rechnungen einsehen, um die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Der Vermieter ist verpflichtet, Kopien zur Verfügung zu stellen oder Einsicht im Büro zu gewähren. Innerhalb eines Jahres nach Zugang der Abrechnung kann der Mieter Widerspruch einlegen. Nach Ablauf dieser Frist verfällt das Recht. Besteht der Verdacht auf eine fehlerhafte Abrechnung, darf der Mieter die Nachzahlung unter Vorbehalt leisten.

Besonders relevant ist das Kürzungsrecht: Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter gemäß § 12 HeizkostenV die Kosten um 15 % kürzen. Weitere 3 % Kürzung sind möglich, wenn keine fernablesbaren Geräte installiert wurden, und nochmals 3 %, wenn keine monatlichen Verbrauchsinformationen vorliegen. In Summe kann die Kürzung bis zu 21 % betragen – ein erheblicher finanzieller Verlust für den Vermieter.

Fazit

Die Heizkostenabrechnung ist komplex, aber unverzichtbar für rechtssichere Mietverhältnisse. Wer Fristen, Verordnungen und Abrechnungsdetails beachtet, schützt sich vor Streit und Nachteil. Moderne fernablesbare Systeme, klare Kostenaufstellungen und transparente Kommunikation mit Mietern sichern Vertrauen und Rechtssicherheit. So bleibt die Heizkostenabrechnung nicht nur korrekt, sondern auch konfliktfrei.

Quellen zur Vermieter-Heizkostenabrechnung:

• Nebenkostenabrechnung: Prüfe Deine Betriebskostenabrechnung – sie ist oft falsch – Finanztip
• Heizkostenabrechnungen prüfen: So erkennen Sie teure Fehler – Verbraucherzentrale
• Heizkostenabrechnung: Das sollten Vermieter 2023 wissen – Techem (spezialisierter Dienstleister)